Exact Globe+

Deactiveren van een kostenplaats

Introductie

Op het onderhoud van een bestaande kostenplaats [Systeem, Financieel, Kostenplaatsen/ kostendragers, Kostenplaatsen] kunt u aangeven dat deze kostenplaats inactief is. Dit heeft als voordeel dat een kostenplaats die niet meer gebruikt wordt, niet meer geselecteerd kan worden bij bijvoorbeeld het aanmaken van een medewerker. Als u een kostenplaats deactiveert, wordt gecontroleerd of deze kostenplaats gekoppeld is aan bestaande stamgegevens. Als dit het geval is, dient u een vervangende kostenplaats op te geven, voordat u de kostenplaats kunt vervangen.

Een kostenplaats deactiveren doet u door de checkbox 'Actief' bovenin het onderhoudsscherm uit te vinken.

Uitleg

De optie 'Actief' is standaard aangevinkt en de kostenplaats is dus standaard actief. U kunt de optie alleen uitzetten, indien de checkbox is ingeschakeld.   

Indien de kostenplaats is gedeactiveerd, is deze niet langer te zien in de keuzelijst van kostenplaatsen. Dat wil zeggen dat bij het aanmaken van een nieuwe medewerker, project, budget of activum, de kostenplaats niet selecteerbaar is. De kostenplaats wordt dan niet getoond op de lijst van te selecteren kostenplaatsen. De inactieve kostenplaatsen kunnen wel worden gebruikt om transacties in de dagboeken aan te maken.

Wanneer u een kostenplaats die al in de administratie is gebruikt wilt deactiveren, voert Exact Globe Next een controle uit en toont de uitslag van die controle op het scherm. Deze uitslag laat zien waar en hoe vaak de kostenplaats in de administratie is gebruikt. Mocht u de kostenplaats nog steeds willen deactiveren, kunt u kiezen voor 'Doorgaan'.

Als u gekozen heeft voor 'Doorgaan', kunt u een nieuwe kostenplaats selecteren die de inactieve kostenplaats vervangt. U kunt de nieuwe kostenplaats of direct invullen of middels het vergrootglas selecteren. Wanneer u de kostenplaats heeft geselecteerd en voor 'Vervangen' heeft gekozen, volgt de vraag 'Bevestigen: Wijzigen kostenplaats?'. Als u voor 'Ja' kiest, wordt in alle onderstaande gegevens de nieuw geselecteerde kostenplaats gekoppeld:

• Actieve medewerkers
• Grootboekrekeningen met een verplichte kostenplaats aangevinkt
• Actieve budgetten       
• Actieve projecten
• Actieve activa
• Actieve stuklijsten
• Administratiegegevens (instellingen)
• Vaste facturen, sub- en kopregels
• Incomplete verkooporders
• Incomplete machine planningen
• Incomplete taken
• MRP beschikbaarheid medewerkers
• Intern verbruik

Wanneer de kostenplaats in bovenstaande gegevens is vervangen, verschijnt een venster: 'Vervangen: met succes afgehandeld!'. Nadat voor 'OK' is gekozen, wordt het veld 'Actief' uitgevinkt.

Verder heeft u bij de grootboekrekeningen de mogelijkheid om een lijst van kostenplaatsen te koppelen die gebruikt mogen worden bij het boeken op die grootboekrekening. Deze koppeling word niet ongedaan gemaakt bij het deactiveren van de kostenplaats.  Het is dan ook de verantwoordelijkheid van de gebruiker om na te gaan of de kostenplaats nog gekoppeld is aan één of méér grootboekrekeningen. U kunt dit snel nakijken en de koppeling ongedaan maken via het tabblad 'Grootboekrekeningen' bij het onderhoud van de betreffende kostenplaats.

Tenslotte dient u er rekening mee te houden dat het nog steeds mogelijk is om de inactieve kostenplaats te selecteren in boekingen. 

Gerelateerde onderwerpen

• Aan de slag met Exact Globe Next
• Startpagina E-Kostenanalyse